浙江省综合档案馆电子目录数据库结构与交换格式

澳门葡京网站

2018-10-28

字段名称字段名字段类型字段长度必须著录项目档案馆代码GDMC6全宗号QZHC6年度NDC4档案馆编件号GBJHC5正题名ZTMC200责任者ZRZC100文件形成时间XCSJC10控制符KZFC1选择著录项目档案室编件号SBJHC4组织机构ZZJGC10问题WTC10附件FJC120稿本GBC8密级MJC4保管期限BGQXC4文件编号WJBHC20分类号FLHC80关键词GJCC80主题词ZTCC80载体类型ZTLXC6载体数量ZTSLC6载体规格ZTGGC15附注FZC100全文标识文件级目录(2)字段著录格式著录项目选择:档案馆代码▓▓▓▓、全宗号▓、年度▓、档案馆编件号▓▓▓、正题名▓、责任者▓、文件形成时间▓、控制符为必须著录项目。 其他项目为选择著录项目▓。 档案馆代码:档案馆代码依据《编制全国档案馆名称代码实施细则》著录▓。

档案馆代码在目录中心或报道交流时必须著录▓。

全宗号:全宗号是档案馆在管理档案过程中,赋予每一个全宗的代码▓▓▓。 全宗号用四位代码标识▓。

其中第一位用汉语拼音字母标识全宗属性,用“J”表示建国后档案▓。 后三位用阿拉伯数字标识某一属类全宗的顺序号▓▓。 如“J002”表示建国后2号全宗档案▓。 年度:按照DA/T2000《归档文件整理规则》整理的档案▓▓▓,年度指文件形成年度▓▓,是一种分类方法▓。 综合档案馆档案全宗内一律按年度分类,每年度内大流水编档案馆编件号▓。 年度以四位阿拉伯数字标注公元纪年▓。 如“2002”▓▓。

档案馆编件号:档案馆编件号是档案依据DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理▓,在接收进档案馆后,一个全宗内每年度的文件的排列顺序号▓▓。 件号用五位阿拉伯数字标识。 如“J002-2002-00236”表示2号全宗,2002年的第236号文件▓▓▓。

正题名:文件的文首的题名▓。

有副题名原文照录于正题名后▓。

没有题名,依据其内容拟写题名▓,并加“[]”号。 题名不能揭示内容时▓▓,原题名照录,并根据其内容另拟题名附后▓,加“[]”号▓。

责任者:责任者▓,也称作者▓▓,是指对档案内容进行创造、负有责任的团体或个人▓。

责任者有多个时责任者之间以“;”号相隔。

个人责任者一般只著录姓名▓▓,必要时在姓名后著录职务▓、职称或其他职责▓,并加“()”号▓▓▓。

机关团体责任者必须著录全称或不发生误解的通用简称。 例1:“中国共产党浙江省委”或“中共浙江省委”▓▓▓▓;例2:“浙江省交通厅”。

以上不应简称为“省委”▓、“省交通厅”等。

文件形成时间:一般公私文书、信札为发文时间▓。

决议▓▓▓、决定▓、命令▓、法令▓▓、规程▓、规范、标准▓▓、条例等法规性文件为通过或发布时间▓。

条约▓▓▓、合同▓、协议为签署时间▓▓。 时间项一律用8位阿拉伯数字表示▓,第1-4位表示年▓▓,第5-6位表示月▓▓▓▓,第7-8位表示日▓▓▓▓。

如“20020824”▓。

控制符:按开放档案的要求▓,档案馆档案分为开放档案和控制档案。 对开放档案著录为“*”▓,控制档案不著录▓。 档案室编件号:档案室编件号是档案依据DA/T22-2000《归档文件整理规则》整理▓▓,文件的排列顺序号▓。 用四位阿拉伯数字标识▓▓。 如“0034”▓。

组织机构:按照DA/T2000《归档文件整理规则》整理的档案▓,应著录组织机构▓。 组织机构指作为文件分类方案的▓,文件形成或承办机构的名称或规范化简称▓。

问题:按照DA/T2000《归档文件整理规则》整理的档案,应著录问题。

问题指作为文件分类方案的问题名称或规范化简称▓▓▓。 附件:附件是指文件正文后的附加材料▓▓▓,只著录附件题名▓。

有多个附件时▓▓,应逐一著录各附件题名▓▓。

附件过多,题名又具有独立检索意义时▓▓,应另行著录条目▓,但应在附注中加以说明▓。

稿本:稿本是指文件的文稿、文本和版本▓▓。

稿本依据实际情况著录为草稿、定稿▓、手稿、正本▓▓、副本▓▓、试行本▓▓▓、修订本等▓。 密级:密级是文件保密程度的等级▓。 GB/T7256-1987第四章将文献保密等级划分为六个等级,名称与代码如下:文献保密等级代码表▓▓。